Kiểm soát nợ phải trả người bán và trả tiền

Khi kế toán nhạn được hóa đơn từ nhà cung cấp họ sẽ phải thực hiện nghiệp vụ ghi nhận nợ phải trả và trả tiền vào sổ sách kế toán. Điều cốt lõi cần quan tâm trong quá trình kiểm soát nợ phải trả là tập trung vào việc đảm bảo sự phê duyệt thích hợp cho các khoản phải trả cũng như việc chi trả đúng hạn cho số lượng hàng thực nhận. Tất cả phải được thực hiện theo đúng đơn giá đã thỏa thuận tránh tình trạng xảy ra việc trả tiền trung lặp.

Doanh nghiệp cần có một số thủ tục kiểm tra cơ bản như sau:

- Quy trình luân chuyển chứng từ: Việc này cần được thực hiện nhằm đảm bảo đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay đến Phòng Kế toán. Ngoài hóa đơn cần có một số chứng từ khác ví dụ như: đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hợp đồng, báo cáo nhận hàng,… Đây là những căn cứ để làm hồ sơ thanh toán cho lô hàng vừa nhận. Cúng cần kiểm tra chặt chẽ lô hàng đó xem có đúng số lượng, chất lượng, giá cả theo thỏa thuận giữa hai bên.

- Việc nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp tìm hiểu nguyên nhân và các thức xử lý kịp thời là vô cùng cần thiết khi phát hiện bất cứ sai sót trên hoá đơn

- Một tips nhỏ cho doanh nghiệp là nên thực hiện việc thanh toán qua ngân hàng để hạn chế tối đa việc xảy ra gian lận.

-    Chú ý theo dõi hàng bị trả lại hoặc được giảm giá, đối với những hóa đơn của nhà cung cấp mà kế toán nhận được nhưng không có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng cần phải theo dõi riêng và xử lý phù hợp.

-   Những hoá đơn chưa trả tiền và những hoá đơn đã trả tiền cần được tiến hành lưu riêng hồ sơ để theo dõi để tránh tình trạng trả tiền trùng lắp. kế toán cần kiểm tra kỹ và thông báo kịp thời cho nhà cung cấp nếu có sai sót khi tới định kỳ nhận được giấy đối chiếu công nợ từ nhà cung cấp. các nghiệp vụ quanh ngày khóa sổ cũng vô cùng cần thiết mà kế toán cần lưu ý để đảm bảo các nghiệp vụ đều được ghi đúng niên độ.

Xem thêm các thông tin về nghiệp vụ kế toán tại đây.