Công việc của kế toán khi nhập kho hàng hóa

Hàng hóa mà doanh nghiệp mua về thì đa phần đều phải thực hiện nhập kho. Cùng bài viết đi tìm hiểu về công việc của kế toán khi nhập kho hàng hóa.

Trước khi thực hiện việc nhập kho thì kế toán còn phải tiến hành nhiều công việc khác để làm cơ sở cho hoạt động nhập kho được diễn ra thuận lợi, theo đúng quy định. Cụ thể:

Trước khi chấp nhận nhận hàng thì kế toán phải nhận được đủ tất cả các hóa đơn và chứng từ kèm theo liên quan đến việc mua bán. Đồng thời, phải đi xác nhận tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ.

Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp ngoại lệ mà hàng hóa lại về trước hóa đơn, chứng từ, khi đó kế toán sẽ tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa để nhập kho. Đồng thời, kế toán làm việc với nhà cung cấp để xác nhận về thời điểm lấy được hóa đơn. Và vì không có hóa đơn để xác nhận giá trị của hàng hóa nên kế toán sẽ thực hiện bút toán tạm tính để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán nghiệp vụ nhập kho hàng hóa.

Sau khi xác nhận hàng hóa nhận được đảm bảo theo đúng hợp đồng đã ký kết thì kế toán sẽ tiến hành nhập kho. Thủ tục nhập kho sẽ được bắt đầu bằng việc lập phiếu nhập kho hàng hóa theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính, các thông tin trên phiếu sẽ được lấy cơ sở từ hóa đơn, biên bản giao nhận hàng hóa và các chứng từ có liên quan. Phiếu nhập kho được hoàn thiện sẽ phải có đầy đủ chữ ký của kế toán kho, thủ kho, kế toán trưởng và giám đốc đơn vị. Cuối cùng là kế toán thực hiện ghi thẻ kho cho số hàng hàng đó.

Kết thúc việc nhập kho thì kế toán còn phải tiến hành làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp. Doanh nghiệp có thể chọn thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán phải lập phiếu chi có xác nhận đầy đủ của kế toán trưởng và giám đốc, sau khi kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt thì phiếu chi sẽ được chuyển cho thủ quỹ để thực hiện việc chi tiền thanh toán cho khách hàng. Kết thúc công việc này thì kế toán sẽ đi ghi sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan.

Còn khi doanh nghiệp lựa chọn thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì kế toán sẽ lập ủy nhiệm chi, trình lên kế toán trưởng và gửi Ban Giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển ủy nhiệm chi ra Ngân hàng để làm thanh toán cho nhà cung cấp. Kết thúc việc thanh toán thì kế toán cũng đi phản ánh nghiệp vụ này vào sổ tiền gửi, sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản có liên quan.

Còn nếu doanh nghiệp chưa thanh toán ngay cho nhà cung cấp thì kế toán sẽ ghi sổ khoản tiền hàng này như một khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp.

Như vậy bài viết đã đi trình bày những công việc mà kế toán phải làm khi phát sinh nghiệp vụ nhập kho hàng hóa. Hi vọng đã cung cấp những kiến thức hữu ích cho các bạn đọc.

Có thể bạn quan tâm: Các trường hợp hạch toán mua hàng trong nước.