Cách lựa chọn và quản lý nhà cung cấp

Việc lựa chọn và quản lý nhà cung cấp là một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp cần quan tâm, bởi đây là yếu tố quyết định trực tiếp đến chất lượng nguyên liệu đầu vào và tác động đến chất lượng sản phẩm đầu ra. Cùng bài viết đi tìm hiểu về các cách để lựa chọn và quản lý hiệu quả nhà cung cấp.

Cách lựa chọn nhà cung cấp hiệu quả:

Bất kỳ doanh nghiệp trong lĩnh vực nào thì cũng đều phải thực hiện hoạt động mua hàng để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy một yêu cầu tất yếu là phải lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, đây là yếu tố quyết định đến kết quả đầu ra của doanh nghiệp.

Và để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, nhằm đem lại hiệu quả cao nhất thì cần thực hiện tốt việc thu thập thông tin. Thông tin đầy đủ về tất cả các nhà cung cấp là cơ sở để doanh nghiệp so sánh, đánh giá và đưa ra được lựa chọn về nhà cung cấp thích hợp nhất với yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra. Thông tin này đầu tiên là các thông tin cơ bản về nhà cung cấp để đánh giá được uy tín kinh doanh của nhà cung cấp. Và một yếu tố không thể bỏ qua là báo giá mà các nhà cung cấp đưa ra. Đánh giá tất cả những thông tin đó sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhà cung cấp có chất lượng cao với giá cả hợp lý nhất.

Một cách thức nữa để lựa chọn hiệu quả nhà cung cấp là cần thực hiện đổi nhân viên quản lý mua hàng sau một thời gian nhất định. Việc này nhằm tránh tình trạng các nhân viên mua hàng có quan hệ thân thiết với nhà cung cấp, tạo cơ hội cho việc trục lợi cá nhân gây ảnh hưởng đến lợi ích chung của doanh nghiệp. Hơn nữa, để hạn chế việc trục lợi cá nhân trong công việc thì doanh nghiệp cần đưa ra các quy định nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp.

Ngoài ra, doanh nghiệp có người quản lý chuyên trách có thẩm quyền chịu trách nhiệm phê duyệt việc lựa chọn nhà cung cấp.

Cách quản lý các nhà cung cấp hiệu quả:

Với mỗi một hàng hóa mua vào thì doanh nghiệp có thể lấy từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, vì vậy mà với lượng hàng hóa đầu vào đa dạng và phong phú về số lượng thì doanh nghiệp có rất nhiều nhà cung cấp phải quản lý. Để việc quản lý này là hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải ghi chép, lưu trữ và tổng hợp thông tin về tất cả các nhà cung cấp. Đây sẽ là những dữ liệu cần thiết doanh nghiệp so sánh, đối chiếu khi cần thiết.

Đồng thời, doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên danh sách các nhà cung cấp. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời những thay đổi về các nhà cung cấp mà còn có ý nghĩa to lớn trong việc có thêm những lựa chọn mới phù hợp hơn.

Trước kia việc quản lý các nhà cung cấp thường được thực hiện trên ứng dụng Microsoft Excel. Tuy nhiên, hiện nay cùng với sự phát triển của công nghệ thì có nhiều sản phẩm phần mềm hỗ trợ tối ưu cho công tác quản lý các nhà cung cấp hiệu quả. Một trong những cái tên tiêu biểu là phần mềm BRAVO, mà cụ thể là phần mềm quản lý mua hàng của BRAVO. Đó sẽ là công cụ hữu ích giúp các doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng trong quản lý nhà cung cấp mà vẫn đảm bảo hiệu quả thu được là cao nhất.

Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm những kiến thức về nghiệp vụ kế toán tại đây.