Những lưu ý khi theo dõi dòng tiền thu - chi trong doanh nghiệp

Mua hàng là một trong những quy trình cơ bản của nhiều doanh nghiệp. Cùng bài viết đi tìm hiểu về những lưu ý trong quá trình mua hàng để đảm bảo hoạt động mua hàng được diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả nhất.

1. Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng là một chuỗi các hoạt động từ thu thập thông tin nhà cung cấp, đánh giá để lựa chọn ra nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của doanh nghiệp, cho đến việc chọn ra bên vận chuyển và kết thúc cho đến khi nhận được hàng hóa.

Quy trình mua hàng được đề ra không chỉ giúp lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp mà còn đảm bảo hàng hóa mà doanh nghiệp nhận được là đúng theo các tiêu chuẩn mà bên mua và bên bán đã thỏa thuận.

2. Những lưu ý trong quy trình mua hàng:

Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp thì bao gồm nhiều bước công việc có liên hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một chuỗi liên kết các hoạt động. Để quá trình mua hàng được thực hiện hiệu quả thì cần lưu ý trong từng bước công việc. Cụ thể:

Đầu tiên trước khi làm đề nghị đặt mua hàng thì doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ xem còn hàng tồn kho hay không, tránh tình trạng lãng phí, còn hàng mà vẫn đặt mua thêm.

Tiếp theo là việc thu thập thông tin về các nhà cung cấp. Trong bước này thì bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm thu thập những thông tin cần thiết về các nhà cung cấp như thông tin về công ty, giá cả cung ứng, ... để làm cơ sở chọn ra nhà cung cấp thích hợp nhất.

Các thông tin này có thể lấy từ nhiều nguồn khác nhau nhưng cần phải có độ tin cậy cao. Đồng thời, khi doanh nghiệp đi đánh giá các nhà cung cấp phải toàn diện, dựa trên nhiều tiêu chí. Và lựa chọn cuối cùng phải có sự xét duyệt của các cá nhân có thẩm quyền và giám đốc doanh nghiệp.

Sau khi lựa chọn ra được nhà cung cấp thì doanh nghiệp tiến hành làm các thủ tục, giấy tờ để xác nhận việc đặt hàng với nhà cung cấp. Khi thực hiện việc này doanh nghiệp nên kết hợp kiểm tra lại có còn đơn hàng nào chưa nhận được từ nhà cung cấp này hay không. Ngoài ra, khi hoàn tất thủ tục mua hàng và chờ nhận hàng thì cần để ý theo dõi, tiến độ giao hàng để đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng hẹn.

Khi nhận được hàng hóa thì doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa, nhằm mục đích đảm bảo hàng hóa là đúng số lượng, quy cách và phẩm chất theo yêu cầu trên phiếu đặt hàng.

Công việc cuối cùng là thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp, cần phải xem rõ phương thức thanh toán là gì, cần lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với số tiền hàng. Bởi hình thức thanh toán phải phù hợp với số tiền là yếu tố góp phần quyết định mức chi phí mà doanh nghiệp sẽ được giảm trừ khi tính thuế TNDN.

Sau khi hoàn tất các công việc trên thì kế toán sẽ tập hợp và lưu trữ các chứng từ liên quan đến hoạt động mua hàng. Kế toán phải đảm bảo giấy tờ là đầy đủ và hợp lệ.

Có thể bạn quan tâm: Cách hạch toán vốn góp kinh doanh bằng tiền mặt