Kế toán nghiệp vụ mua hàng cần phải làm những gì?

Nếu là kế toán thuộc bộ phận mua hàng thì dù có thuộc doanh nghiệp hoạt động ở lĩnh vực nào cũng đều có những đặc điểm chung những công việc cần làm. Những bài trước chúng ta đã được tìm hiểu kỹ về mô rả công việc của một kế toán mua hàng, trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về nghiệp vụ mà kế toán mua hàng cần phải làm trong doanh nghiệp.

Nguyên tắc khi làm kế toán mua hàng

Khi làm bất cứ công việc gì cũng cần có những nguyên tắc nhất định, với kế toán mua hàng cũng không phải là ngoại lệ. Nguyên tắc cần phải tuân thủ đó là: “Kế toán bám sát quy trình mua hàng để thiết lập chứng từ và xử lý công việc trong quá trình mua hàng hiệu quả”.

Điều này có nghĩa là để là tốt công việc trong quá trình mua hàng, kế toán cần phải tìm hiểu quy trình mua hàng tại doanh nghiệp của mình là gì.

Công việc kế toán phải làm mỗi lần doanh nghiệp mua hàng, nhập hàng.

Những công việc của kế toán mua hàng sẽ bám sát vào quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Nếu lấy quy trình trên làm chuẩn (trong phạm vi phân tích của bài viết) thì kế toán mua hàng sẽ phải làm những công việc sau:

Tiếp nhận hóa đơn mua hàng cùng các chứng từ kèm theo và kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của chúng

Khi bộ phận mua hàng mang hàng về nhập kho, có 2 trường hợp

Trường hợp 1: Hàng về đã có đầy đủ các hóa đơn chứng từ liên quan

Trong trường hợp này, kế toán cần kiểm tra các nội dung trên hóa đơn…, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn…., kiểm tra tính hợp lý để có thể ghi nhận chi phí (hóa đơn có tổng giá trị trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng)…, kiểm tra các chứng từ kèm theo có đầy đủ không?

Sau khi các chứng từ đã được kiểm chứng đúng quy định thì kế toán mới làm thử tục nhập kho hàng hóa.

Trường hợp 2: Hàng về chưa có đầy đủ các hóa đơn chứng từ liên quan

Khi đó, việc của kế toán mua hàn là gọi điện cho nhà cung cấp để hỏi giá hàng nhập, làm cơ sở tính giá cho hàng nhập kho. Đồng thời hẹn nhà cung cấp thời điểm lấy được hóa đơn. Sau hoàn tất công việc trên, kế toán mới tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa theo số lượng hàng thực nhận.

Làm thủ tục nhập kho hàng hóa

Thủ tục nhập kho hàng hóa luôn phải tuân thủ những quy trình nhất định. Các bước để tiến hành nhập kho như sau:

Bước 1: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhận so với hóa đơn.

Bước 2: Lập phiếu nhập kho hàng hóa trên cơ sở số hàng thực nhận

Bước 3: Ghi thẻ kho số hàng mua về

Làm thủ tục thanh toán

Sau khi hoàn thành các phần việc trên, kế toán mua hàng cần thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Việc thanh toán tiền có thể bằng tiền mặt trực tiếp, chuyển khoản qua ngân hàng hoặc doanh nghiệp  chưa trả tiền cho nhà cung cấp. Mỗi trường hợp cần có những cách làm riêng, cụ thể:

Trường hợp 1: Thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán lập phiếu chi gửi Thủ quỹ để duyệt chi. Sau đó ghi sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản liên quan.

Trường hợp 2: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán lập Ủy nhiệm chi gửi Ban Giám đốc, kế toán trưởng duyệt sau đó gửi đến Ngân hàng để thanh toán. Sau đó ghi vào sổ tiền gửi, sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan.

Trường hợp 3: Chưa thanh toán. Kế toán ghi sổ công nợ để theo dõi công nợ với nhà cung cấp

Tiến hành ghi sổ và hoàn thiện chứng từ mua hàng.

Sau khi lập phiếu nhập kho, Kế toán ghi số lượng hàng nhập kho vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa; thẻ kho. Do công ty chưa phải thanh toán ngay nên Kế toán phải ghi khoản phải trả người bán vào sổ công nợ.

Sau đó ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản 156, 133, 331

Ngoài việc nắm vững những kiến thức trên thì nếu doanh nghiệp đầu tư phần mềm kế toán bán hàng sẽ giúp công việc trở nên thuận lợi hơn.

Xem thêm các kiến thức về kế toán mua hàng tại đây