Lưu ý về việc làm chứng từ của kế toán thu chi

Với kế toán chứng từ là những căn cứ pháp lý vô cùng quan trọng để hạch toán các hoạt động và kiểm tra những vấn đề liên quan.

Về chứng từ

ü  Trường hợp nếu doanh nghiệp sử dụng các mẫu chứng từ không đúng mẫu hoặc kể cả trong trường hợp đúng mẫu nhưng kế toán lại ghi chép không đúng quy định của nhà nước ví dụ như: ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan… thì đều không được chấp nhận.

ü  Theo quy định của nhà nước thì các phiếu thu, phiếu chi không được đánh số liên tục trong năm mà phải đánh theo tháng. Với phiếu chi nếu thiếu chữ ký của các cá nhân có liên, mà nhân tố quan trọng nhất với phiếu chi đó là chữ ký người nhận tiền. Còn đối với phiếu thu nhân tố quan tỏng nhất là chữ ký của thủ quỹ thì đều không được xem là các phiếu thu, phiếu cho hợp lệ.

ü  Trong doanh nghiệp, ngoài những khoản chi cho các hoạt động sản xuất kinh doanh còn có những hoạt động khác liên quan đến phúc lợi của doanh nghiệp ví dụ các khoản chi thuộc nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi. Đặc biệt các khoản chi cho các ngày lẽ như 8/3, 20/10 hoặc chi co việc tài trở, ủng hộ hay khen thưởng các cá nhân trong công ty. Đây là những khoản chi không hề nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp. Với vấn đề này daonh nghiệp phải điều chỉnh lấy từ quỹ thì mới đảm bảo đúng các yêu cầu của nhà nước và quy định mà công ty đề ra.

Doanh nghiệp có thể gặp phải một trường hợp nữa đó là khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính, với trường hợp này thì doanh nghiệp cần thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế như:

ü  Thanh toán chi khoán tiền điện thoại chỉ có danh sách ký nhận, không có hóa đơn kèm theo. Đây là tình huống khá phổ biến nhất là với công ty có đội ngũ sale đông đảo, trường hợp này đúng ra phải có hóa đơn tài chính.

ü  Một số doanh nghiệp có khoản chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn tài chính. Du trên thực tế đây vẫn là chi phí của doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm kế toán BRAVO giúp cho doanh nghiệp dễ dàng giải quyết các vấn đề này.